Tutto quello che volete sapere

Ogni socio riceve una Credenziale di Voto con un QR Code univoco, su carta, via email o via PEC. Il giorno dell'assemblea, il socio punta la fotocamera del proprio smartphone sul QR Code e viene indirizzato direttamente alla schermata di voto sul browser. Nessuna app da scaricare, nessuna registrazione, nessuna password da ricordare. Si vota con un tap. Il sistema verifica automaticamente che il socio non abbia già votato e che la votazione sia aperta.

Sì, con le condizioni previste dalla normativa vigente. L'art. 24 del D.Lgs. 117/2017 (Codice del Terzo Settore) consente agli associati di intervenire e votare tramite mezzi elettronici, purché sia verificabile l'identità del partecipante. Per cooperative e consorzi soggetti al Codice Civile, la validità dipende da quanto previsto nello statuto: la maggior parte degli statuti redatti dopo il 2020 include già la possibilità del voto telematico.

Prima di ogni assemblea verifichiamo insieme il testo dello statuto e, se necessario, coordiniamo la soluzione con il notaio o l'avvocato dell'organizzazione.

Nella lista soci che ci fornite è possibile indicare la quota di voto di ogni socio, un numero intero o decimale, da 1 a 50.000 o oltre. Il sistema assegna automaticamente il peso corretto a ogni voto espresso. Il socio con quota 500 ha un peso 500 volte superiore al socio con quota 1, ma entrambi vedono la stessa schermata di voto e cliccano lo stesso pulsante. I risultati mostrano sia il numero di soci che hanno votato sia il peso complessivo delle quote espresse.

Per le assemblee in presenza, le deleghe vengono registrate direttamente dalla postazione di accredito: il socio delegante viene marcato come assente, il suo peso di voto viene aggiunto automaticamente al delegato. Se il delegante si presenta fisicamente durante l'assemblea, la delega decade e il socio riacquista il proprio diritto di voto diretto. Il sistema tiene traccia di ogni delega e la include nell'export per il verbale.

Nella modalità anonima, la lista soci non contiene nomi o dati identificativi: ogni socio è semplicemente "Votante 1", "Votante 2" e così via. Il sistema genera e distribuisce le credenziali in modo che nessuno, nemmeno il gestore del sistema, possa associare il singolo voto a una persona specifica. I risultati mostrano le percentuali e i totali, non chi ha votato cosa. Questa modalità è indicata quando lo statuto prevede il voto segreto o quando l'organizzazione vuole garantire la massima riservatezza.

Servono tre cose: il logo dell'organizzazione, la lista dei soci in formato Excel (nome, cognome, o nome azienda, quota di voto, o solo un numero progressivo se preferite la modalità anonima), e i nomi delle votazioni in programma. Con questi dati configuriamo l'intero sistema. Non dovete toccare nessun pannello di amministrazione, nessuna piattaforma, nessun software.

La marcatura temporale è una certificazione crittografica che attesta in modo inoppugnabile che un determinato dato esisteva in un certo momento. Nel contesto delle votazioni, certifica che i voti registrati non sono stati modificati dopo la chiusura della votazione. Il sistema si integra con InfoCert (provider accreditato AgID ai sensi del Regolamento eIDAS) e genera un file .tsr verificabile in modo indipendente. Questo dà valore probatorio ai risultati dell'assemblea nel caso di eventuali contestazioni legali.

Sì. I soci in sala votano inquadrando il QR Code dalla Credenziale consegnata all'accredito. I soci da remoto votano dallo stesso QR Code ricevuto via email o PEC. Il sistema gestisce entrambi i flussi in modo unificato: un unico contatore, un unico export. Per chi vuole anche lo streaming live dell'assemblea, in modo che i remoti possano seguire la sessione in diretta, il service audio/video è disponibile come componente aggiuntiva.

I dati dei soci (nome, quota, credenziali) sono trattati esclusivamente per la finalità dell'assemblea ai sensi del Regolamento GDPR (Reg. UE 2016/679). Non vengono condivisi con terze parti. Al termine dell'assemblea l'organizzazione riceve l'export completo e i dati sul sistema vengono eliminati secondo le tempistiche concordate. L'accesso al pannello di amministrazione è protetto da credenziali univoche e non viene mai condiviso con il cliente finale.

Per assemblee standard (solo voto, gestione remota) è sufficiente contattarci 10–15 giorni prima per avere tutto pronto con calma. Per assemblee con presenza fisica, service audio/video o personalizzazioni grafiche, consigliamo almeno 3–4 settimane. Per grandi eventi con coordinamento notarile e regia multi-camera (come l'assemblea annuale di BioRepack Italia), pianifichiamo insieme con mesi di anticipo. La prima call è gratuita e serve proprio a capire i tempi necessari.

Il sistema utilizza un meccanismo di autenticazione a due fattori (2FA). Il primo fattore è il QR Code, un token univoco legato al singolo socio. Il secondo fattore è un codice OTP (One Time Password) inviato via SMS al numero di telefono registrato per quel socio.

Il flusso è: il socio scansiona il QR → il sistema invia un SMS con un codice monouso a scadenza → il socio inserisce il codice → accede alla scheda di voto. Questo garantisce che il voto provenga fisicamente dal dispositivo del socio, eliminando qualsiasi contestazione sull'identità del votante.

L'OTP è attivabile come opzione aggiuntiva ed è consigliato per il voto da remoto (asincrono). Per le assemblee in presenza con accredito fisico in sala, il QR Code singolo è già sufficiente.

Sì. Il sistema genera automaticamente un verbale di scrutinio in formato PDF al termine dell'assemblea. Il documento contiene: intestazione con i dati dell'ente e della sessione, risultati dettagliati di tutte le votazioni (voti espressi, percentuali, esito), hash di integrità crittografico che certifica l'inalterabilità dei dati, e spazio per le firme di presidente, segretario e notaio.

Il verbale PDF è combinabile con la marcatura temporale qualificata InfoCert, ottenendo un documento con pieno valore probatorio ai sensi del CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale) e del Regolamento eIDAS. Il documento è direttamente allegabile all'atto notarile senza ulteriore elaborazione.

Se volete gestire tutto da soli esistono ottime piattaforme self-service come POLYAS o Eligo. VotazioniFacili è un servizio diverso: la nostra proposta di valore è che non dovete toccare nulla. Gestiamo noi la configurazione, le credenziali, il supporto il giorno dell'evento. Questo garantisce anche la terzietà: un soggetto esterno indipendente gestisce il voto, eliminando ogni possibilità di contestazione sulla gestione del processo da parte dell'organizzazione stessa.